Stappenplan eigenaren afrekening.

Versie: 16-04-2024

Stappenplan eigenaren afrekening:

Middels dit document lichten wij u toe welke stappen u moet doorlopen om tot een goede afrekening met uw eigenaren te komen.

Stap 1: Provisie types vastleggen.

Als u met uw huiseigenaren de verhuur opbrengsten wilt afrekenen dient u, voordat u reserveringen gaat invoeren, de verschillende provisie percentages vast te leggen.

Voor het vastleggen van de provisie selecteert u onderstaande menu en selecteer hier de optie “Nieuw”.

Aansluitend krijgt u onderstaande scherm.

Geef een naam aan de provisie die voor u herkenbaar is, u kunt tenslotte meerdere provisietypes aanmaken voor verschillende objecten. Het vinkje “automatisch toekennen aan internet reserveringen” zorgt ervoor dat zowel bij boekingen gemaakt via het internet als via de receptie medewerker, de provisie automatisch in de boeking wordt gezet als dat object wordt geboekt. U kiest deze optie “automatisch toekennen aan internet reserveringen” dan voor het standaard provisie percentage dat voor die gekoppelde objecten geldig is.

Eventuele andere afwijkende provisie percentages voor dezelfde objecten kunt u in de reservering handmatig selecteren. Verder vult u in of het provisietype zichtbaar is voor de eigenaar, doorgaans staat dit aan. Daarna kunt u het grootboekrekeningnummer aanmaken waarop de provisie moet worden geboekt. Indien u BTW berekend over de provisie kunt u hier het geldige percentage opgeven.  

Het veld “Berekend over”, bepaald waarover het provisie percentage moet worden wordt berekend, het huurbedrag inclusief of exclusief BTW. Dit is afhankelijk van de afspraken die u heeft gemaakt. 

Door het vinkje bij “BTW percentage niet weergeven op de factuur” te selecteren, kunt u bepalen of de BTW al dan niet op de afrekening naar de eigenaar moet worden weergegeven

Vul vervolgens de periode in waarvoor deze provisie geldig is. Verder kunt u hier bepalen of er op basis van een percentage, meeste gevallen, of op basis van een bedrag per dag moet worden afgerekend. Op het moment dat het provisie percentage moet worden aangepast, hoeft u geen nieuw provisietype aan te maken, maar kunt u een nieuwe periode voor het nieuwe percentage aanmaken. De afrekening eigenaren houdt hierbij exact rekening met de dag waarop het percentage wisselt. Hierbij kan er in een “overlappende” boeking dus met 2 provisie percentages worden gerekend. Het is dus verstandig om de geldigheid periode van de provisie type goed te kiezen. Hierna kunt u naar het 2^e tabblad.

In dit tabblad kunt u aangeven of in de reservering geboekte toeslagen eventueel ook in een afrekening meegenomen en verrekend moeten worden.

Er zijn hierbij vier opties

1.     “Toevoegen aan de huur”: welke toeslagen moeten worden toegevoegd aan het huurbedrag, waarna er ook over deze toeslag provisie wordt berekend.

2.     “Inhouden op de huur”: welke toeslagen moeten worden ingehouden op de huur, waarna er ook over huur minus deze toeslag provisie wordt berekend.

3.     “Compensatie eigenaar”: welke toeslagen komen volledig ten goede van de eigenaar.

4.     “Rekening eigenaar”: welke toeslagen komen volledig ten laste van de eigenaar

In het laatste tabblad “Accommodaties” kunt u aangeven voor welke objecten de instellingen die u hiervoor allemaal heeft gedaan van toepassing zijn. 

Stap 2:

Het aanmaken van de huiseigenaren.

Huiseigenaren worden als gebruiker aangemaakt. Aan deze gebruiker worden de rechten als huiseigenaar gekoppeld. U koppelt hier tevens de accommodatie(s) die van deze huiseigenaar zijn. Hierdoor wordt het mogelijk dat u voor een huiseigenaar een afrekening kunt maken en de huiseigenaar kan inloggen in de “mijn omgeving huiseigenaar”. Hier kan de huiseigenaar onder andere zijn afrekening inzien, eigen gebruik blokkeringen vast te leggen enz.

Selecteer onderstaande menu functie en kies “Nieuw”:

Kies daarna “Eigenaar” als type gebruiker. Vervolgens vult u alle gegevens in van de eigenaar. Als gebruikersnaam het mailadres van de eigenaar nemen en alle huiseigenaren hetzelfde wachtwoord ChangeMe123. Dit wachtwoord kan de huiseigenaar later zelf aanpassen. Pas als u het vinkje bij “actief’ plaatst kan deze gebruiker (huiseigenaar) inloggen in de mijn omgeving

Bij toegangsniveau kiest u de rol huiseigenaar. Er zijn meerdere rollen voor de huiseigenaar beschikbaar. Iedere rol heeft zijn eigen functionaliteit. Wij adviseren u in het begin de huiseigenaar te laten starten met beperkte rechten, u kunt dat later naar wens altijd uitbreiden, als dat nodig is. Bij de keuze “ontvang afrekening” zet u een vinkje zodat de huiseigenaar de afrekening krijgt.

Verder kunt u aangeven of een huiseigenaar een email notificatie moet krijgen voor een gemaakte reservering. U kunt hiervoor een eigenenaren emailsjabloon aanmaken en aangeven voor welke statussen van de boeking er een email moet worden verzonden naar de huiseigenaar. E-mail sjablonen voor huiseigenaren kunt u aanmaken via emailsjablonen+.

Vergeet hier niet de IBAN en BIC van de huiseigenaar in te vullen. U kunt dan namelijk via een SEPA betaal bestand de gelden van alle afrekening via één betaalbestand overmaken aan de huiseigenaren.

In het tweede tabblad “Toegang tot objecten” kunt u daarna aangeven van welk object(en) de betreffende huiseigenaar, eigenaar is.

Voordat u gaat afrekenen is het verstandig om de onderstaande lijst op te vragen met daarop alle eigenaren. Hier kunt u dan controleren of alle eigenaren op de juiste manier zijn aangemaakt en aan het juiste objecten zijn gekoppeld.

Stap 3: De afrekening controlelijst opvragen.

Voordat u gaat afrekenen kunt u middels de “Afreken controlelijst” de af te rekenen boekingen controle. U kunt daarvoor onderstaande functie gebruiken.

Eerst kiest u de juiste objectgroep en datum periode waarover u wilt gaan afrekenen. Het is verstandig om als periode te kiezen voor de in die periode vertrokken reserveringen. Deze lijst geeft dan een overzicht van de reserveringen die kunnen worden afgerekend. Als er reserveringen tussen staan, waar geen provisie percentage bij provisietype staat weergegeven, dan worden deze niet afgerekend. U kunt dan de reservering met zoek reservering , oproepen en alsnog met de hand het juiste provisie type selecteren. Als alle aanpassingen zijn doorgevoerd kiest u nogmaals voor de lijst om te controleren of alle af te rekenen reserveringen wel correct zijn.

Naast het afrekenen van de opbrengsten kunt u met een eigenaren ook eventuele door te belasten kosten zoals “ramen lappen” en “Grasmaaien” verrekenen met de opbrengsten.

 

Bij het boeken van de extra kosten moet u een datum kiezen die binnen de af te rekenperiode valt. Dit zodat deze kosten op de juiste afrekening met de verhuuropbrengst kan worden verrekenen.

 

U kunt bij “Tarief” de prijs invullen inclusief BTW of exclusief BTW.  Indien u de prijs exclusief BTW invult zet u het vinkje bij “Exclusief BTW”. Daarna geeft u het BTW percentage op en de gewenste grootboekrekening nummer. Daarna kunt u de gewenste omschrijving bij de door te belasten kosten opgeven.

In het tweede tabblad kun je aangeven of de kosten voor één of voor meerdere eigenaren van toepassing is. Als er bijvoorbeeld bij alle huiseigenaren “ramen zijn gelapt” kun je deze kosten in één keer doorbelasten naar alle eigenaren.

Geboekte kosten kun je later, door de post te bewerken, eventueel ook weer aanpassen.

 
Stap 4: Eigenaren facturen.

Daarna kunt u de werkelijke afrekening eigenaren maken. Dat kunt u doen door onderstaande menu “Afrekening maken” te selecteren.

Nadat u “Nieuw” heeft geselecteerd kiest u bij “Type” vertrekdatum. U kunt het beste alleen vertrokken gast afrekenen omdat het dan vrij zeker is dat er niets meer in de reservering wijzigt.

Daarna geeft u de periode op waarover u wilt afrekenen. Let wel op dat de einddatum “tot en met” is. In het tweede tabblad kunt u een vinkje zetten bij de huiseigenaren waarvoor u de afrekening wilt maken. U kunt ook alle huiseigenaren selecteren zodat u iedereen in één keer af kunt rekenen.

Als u vervolgens op opslaan klikt worden alle eigenaren afrekeningen aangemaakt.

Stap 5: Controleren eigenaren afrekening.

Om daarna de afrekeningen te controleren kunt u alle facturen in een pdf op het scherm laten weergeven. U geeft hier overigens de datum op waarop de afrekening is gemaakt, dus niet de vertrekdatum van de reservering. Op dit moment worden de afrekeningen overigens nog niet in de “Mijn omgeving huiseigenaren” getoond zodat u ze eerst rustig kunt controleren. Voordat u ze vrij schakelt.

Na controle van de afrekeningen kunt u eventueel nog wijzigingen doorvoeren in de reservering of geboekte kosten en de afrekening nogmaals herberekenen. Het herberekenen van een afrekening kan, indien nodig, meerdere keren gebeuren totdat deze juist is.

Pas als alles, wat u betreft, correct is kunt u bij de afrekening aangeven dat deze zichtbaar moet worden voor de eigenaar in de “Mijn omgeving huiseigenaren”. De afrekening kunt u voor de huiseigenaar via onderstaande menu zichtbaar maken waarna de huiseigenaar de afrekening kan controleren.

 Stap 6:

Uitbetalen van de afrekening aan de huiseigenaar.

De laatste stap is het uitbetalen van de afrekening aan de eigenaar. Houd er rekening mee dat als u deze betaling aan de huiseigenaar heeft gedaan u de afrekening daarna niet nog een keer kan herberekenen. Middels de “SEPA Export” wordt er een betaalbestand gemaakt van alle uit te betalen afrekeningen aan huiseigenaren. Zorg er wel voor dat u bij alle eigenaren een juiste IBAN en BIC nummer heeft ingegeven. Als u in onderstaande scherm export selecteert wordt er een SEPA-betaalbestand aangemaakt dat dat kunt u ter verwerking aanbieden bij uw bank. Als laatste stap kunt u bij de afrekening aanvinken dat de factuur is voldaan.

 Afrekening in een andere taal: Duits, Engels, Frans:

U kunt een afrekening huiseigenaren ook in de juiste taal voor de huiseigenaar maken. U zet daarvoor de gebruikersinterface in de gewenste en u kiest daarna de bijbehorende huiseigenaren. Vervolgens kun je de afrekening her berekenen of Neuberechnen, zoals in onderstaand voorbeeld. Hierdoor zal de afrekening in het Duits worden aangepast. Hiervoor moet de “Taal van interface” bij de gebruiker huiseigenaar ook in de juiste taal staan. Datzelfde  geld natuurlijk ook voor Frans en Engels.

 

• Related Articles

• Provisietype wijzigen op afrekening huiseigenaren.

  Heeft u een afrekening voor de huiseigenaar gemaakt, maar blijkt dat het provisietype niet correct is? Geen probleem, u kunt dit nog aanpassen. U wijzigt dit eenvoudig op boekingsniveau: Open de betreffende reservering. Ga naar het tabblad ...

• Reservering staat niet op de afrekening huiseigenaren.

  Boekingen ontbreken op de afrekening huiseigenaren. Heeft u een afrekening gemaakt, maar ontbreekt één of meerdere boekingen op de afrekening? Controleer dan het provisie type. Het kan zijn dat de geldigheidsdatum is verlopen of dat het object niet ...

• Annuleringen en afrekening huiseigenaren.

  Annuleringen en afrekeningen voor huiseigenaren Mocht u reserveringen maken en beheren namens huiseigenaren, dan is de volgende informatie mogelijk van belang: Annuleringen worden standaard meegenomen op de afrekening. Het annuleringsbedrag wordt ...

• Eén reservering van afrekening huiseigenaar verwijderen.

  Reservering verwijderen van een afrekening huiseigenaar. Reservering verwijderen van een afrekening Staan er meerdere reserveringen op één afrekening en wilt u één reservering verwijderen? Volg dan onderstaande stappen: Ga naar de betreffende ...

• Stappenplan invoeren wisseldagen bij verhuurperiode nacht(en).

  Versie: 17-11-2025 Stappenplan invoeren wisseldagen bij verhuurperiode nacht(en). Doordat gasten steeds flexibeler willen zijn in de dagen waarop zij willen aankomen en vertrekken, werken steeds meer verhuurders met de verhuurperiode nacht(en) in ...